Inventory

Para qué sirve y para quién

Inventario es el catálogo de lo que se vende con existencias: cada producto con su nombre, su SKU, su precio, su coste, su categoría fiscal, su unidad de medida y cuántas unidades quedan.

• En el restaurante es la carta: los platos y las bebidas que el TPV enseña agrupados por categoría y que Cocina envía a su estación.
• En la peluquería son los productos de venta (champú, cera, tinte de reventa). Los servicios de la peluquería no viven aquí: viven en Servicios.

Cada cambio de stock (stock inicial, recepción, venta, anulación, recuento, baja) deja un movimiento que no se puede editar ni borrar, y el saldo de cada producto se explica por ellos.

Quién la usa:

• El administrador y el responsable dan de alta y cambian productos y categorías, importan y exportan el catálogo, reciben mercancía, cuentan stock y guardan los ajustes.
• El empleado y el cajero solo consultan productos, categorías y movimientos.

Las ventas no se hacen aquí: el stock baja solo cuando Ventas cobra. Inventario no es obligatorio para vender: sin él, el TPV cobra servicios y líneas a precio libre.

Referencia adoptada

ERPlora no inventa flujos: adopta los que el mercado ya probó. De la referencia del restaurante se adopta la carta por categorías, el control de stock por artículo y el recuento con motivo (Lightspeed — Practice run checklist); no el «agotado» ni la cantidad restante en el TPV (Square — disponibilidad), que aquí no existen. Además:

• Control de stock por artículo, con un valor por defecto del negocio: Square «Track stock», Odoo «Track Inventory», Business Central, Shopify «Track quantity», WooCommerce «Manage stock?».
• Importar con mapeo de columnas, ensayo e informe antes de crear nada: el «Test import» de Odoo, el mapeo con columnas obligatorias de WooCommerce y Lightspeed, y el resumen de Shopify.
• Borrar una categoría desvincula sus artículos; no los borra ni lo impide: Shopify, WooCommerce, Square, Lightspeed, Toast y Vagaro.
• Un menú o un pack mueve el stock de sus componentes, nunca el suyo: el kit de Odoo, Shopify Bundles, WooCommerce Product Bundles y Square.
• Libro de movimientos que no se edita y recuento absoluto con motivo; cantidades exactas con un escalón por unidad (fracciones exactas, como SAP).
• La categoría fiscal se elige por su tipo («Producto — general · 21 %»), como Square, Lightspeed, Odoo y Holded.
• La unidad de un producto con stock no se cambia: Odoo lo impide en cuanto el producto tiene movimientos; aquí basta con que su stock sea cero.

Antes de empezar

• Impuestos es imprescindible: cada producto apunta a una categoría fiscal suya. Para activar Inventario hace falta Impuestos, y no se puede desactivar Impuestos mientras Inventario esté activo. De fábrica, Impuestos trae las categorías de España.
• Ventas no depende de Inventario. Con las dos activas, el TPV vende desde este catálogo y la venta baja el stock (INVENTORY-F21). Cocina sí necesita Inventario: decide qué va a cada estación por producto y por categoría.
• Impresión, solo para la etiqueta del código de barras: una impresora con la función «Etiqueta» (INVENTORY-F25).
• Al activar Inventario, el negocio recibe las unidades de medida (unidad, kilo, gramo, tonelada, litro, mililitro, minuto y hora), y la lista «Termina de configurar tu negocio» pide el primer producto (INVENTORY-F28).

Configuración inicial, paso a paso:

1. En Inventario → Ajustes decide «Controlar stock» y «Permitir vender sin stock» (INVENTORY-F19). Lee antes lo que hace de verdad cada uno.
2. Carga la carta o el catálogo: con la plantilla de tu sector (INVENTORY-F12), con un CSV (INVENTORY-F09) o a mano (INVENTORY-F01).
3. Crea las categorías que agrupan la carta en el TPV (INVENTORY-F06) y asígnalas (INVENTORY-F08).
4. Comprueba que ningún producto sale «Sin configurar» (INVENTORY-F05).
5. Da el stock de partida con «Contar stock» (INVENTORY-F14) o con el «Stock inicial» del alta: los dos dejan su movimiento.
6. Haz una venta de prueba y comprueba en Movimientos que el stock bajó (INVENTORY-F21).

Pantallas

Inventario se abre desde el menú Inventario y tiene cinco pestañas: Panel, Productos, Movimientos, Categorías y Ajustes. Todas se ven con solo poder ver productos, salvo Ajustes (abajo); lo que una persona no puede hacer no aparece en pantalla, y además la app lo rechaza aunque alguien lo intente por otra puerta (el asistente o la API).

Panel

Cifras de arriba: «Productos seguidos», «En stock», «Agotados», «Stock bajo» y «Valor de existencias» («a coste»). Las cuatro primeras llevan a Productos. Si hay artículos con control de stock sin coste, la nota «N producto(s) sin coste registrado: el valor mostrado es parcial». Debajo, la tabla «Productos con stock bajo» (Nombre, SKU, Stock, Umbral), 5 por página. Vacía: «Sin productos en stock bajo.». Cargando: «Cargando…». Error: «No se pudieron cargar las métricas del inventario.» y el aviso de la tabla con «Reintentar».

Productos

Tabla con Nombre, SKU, Precio, Stock («—» en un artículo sin control de stock) y Estado: un interruptor activo/inactivo, «Sí»/«No» para quien no puede cambiar productos, o la marca «Sin configurar · Falta la categoría fiscal». Buscador «Buscar producto…» por nombre o SKU; orden por columna; filtros por nombre, SKU, precio desde/hasta, stock desde/hasta y estado («Sí», «No», «Sin configurar»); 50 por página; vista de tabla o de tarjetas.

Botones de la tabla: + (dar de alta), importar CSV y exportar CSV, cada uno solo para quien tiene ese permiso. Por fila: «Detalles», «Recibir stock» y «Contar stock» (con permiso de stock y solo en productos físicos), «Dar de baja stock» (además, solo en artículos con control de stock), «Editar» y «Eliminar». Tocar la fila abre la ficha.

El + y «Editar» abren el panel lateral del formulario: Nombre, SKU (bloqueado al editar: «El SKU es la identidad del producto: no se edita»), Precio, «Coste (EUR)», «Stock inicial» (solo al crear), «Umbral stock bajo», «EAN-13», «Descripción», «Tipo» («Físico» o «Servicio», solo al crear), la casilla «Controlar stock de este artículo» con su nota, «Unidad de medida», «Categoría fiscal» («Elige una categoría fiscal») y «Categorías» (si hay alguna), y «Guardar» / «Guardar cambios» («Guardando…»).

Vacía: «Sin productos». Cargando: «Cargando…». Error: el aviso de la tabla con «Reintentar». Un rechazo del formulario sale dentro del panel; el de una acción de fila, encima de la tabla.

Ficha del producto

Ventana con el nombre del producto: SKU, Precio, Stock y Estado; el código de barras del SKU en una placa blanca con el SKU debajo; «Imprimir código de barras» y, con permiso de stock y en un producto físico, «Recibir stock» y «Contar stock», y «Dar de baja stock» si el artículo controla su stock. Un fallo al imprimir sale dentro de la ventana.

Recepción

Ventana «Recepción — »: «Stock actual», «Cantidad recibida», «Coste unitario (EUR)» y «Registrar recepción». Un rechazo sale dentro de la ventana.

Recuento

Ventana «Recuento — »: «Stock actual», «Diferencia» (en cuanto hay cifra), «Stock contado», «Motivo (obligatorio)» y «Aplicar recuento», con la nota de lo que falta («Escribe el stock contado para continuar.» / «Hace falta un motivo para aplicar el recuento.»). Un rechazo sale dentro de la ventana.

Baja

Ventana «Baja — »: «Stock actual», «Cantidad que se da de baja», «Motivo: merma, rotura, consumo propio… (obligatorio)» y «Dar de baja», con la nota de lo que falta. Un rechazo sale dentro de la ventana.

Importar productos

Tres ventanas seguidas:

1. «Revisa la importación»: un desplegable por columna del fichero («No importar» o el campo; Nombre y SKU llevan asterisco), «Primeras {n} filas de {total}», el resumen «{ready} fila(s) listas · {failed} con problemas» con hasta 10 motivos, e «Importar {n} producto(s)» y «Cancelar».
2. Si hace falta, «Categorías fiscales del CSV»: un bloque por texto fiscal no reconocido (o «Filas sin categoría fiscal») con «Elegir» / «Crear» / «Omitir», y «Confirmar e importar».
3. Mientras crea, encima de la tabla: «Importando {done}/{total}…» con «Parar». Al final, «Resultado de la importación»: «Filas», «Creadas», «Omitidas (ya existían)», «Fallidas», una línea por fila fallida («Línea N · SKU — motivo») y «Copiar informe».

Movimientos

Tabla de solo lectura: Fecha, Nombre, SKU, Tipo («Inicial», «Recepción», «Venta», «Anulación», «Recuento», «Descuento», «Devolución»), Cantidad (con signo), Saldo, Motivo y Referencia (en una venta, el número de su tique, su factura o la propia venta). Buscador por producto, SKU, referencia o número de tique; filtros por Tipo y por Referencia; más recientes primero; 50 por página.

Vacía: «Todavía no hay movimientos. Aparecen al usar Recibir stock o Contar stock en un producto de Productos, y con cada venta.». Sin coincidencias: «Ningún movimiento coincide con la búsqueda o los filtros. Una venta se encuentra por el número de su tique, factura o venta.». Error: el aviso de la tabla con «Reintentar».

Categorías

Tabla con Nombre, Slug y Productos (cuántos activos tiene); buscador «Buscar categoría…»; 25 por página; importar y exportar CSV. El + y la fila (o «Editar») abren el panel: Nombre, «Slug (opcional)», «Tipo de IVA / Impuesto» («— (por defecto)» o una categoría fiscal), «Cancelar edición» y «Guardar» / «Guardar cambios». «Eliminar» abre «Eliminar categoría» con lo que va a pasar y «Eliminar y desvincular» / «Cancelar». Vacía: «Sin categorías.». Cargando: «Cargando…».

Ajustes

Cabecera «Inventario» con «Permitir vender sin stock», «Umbral de stock bajo» (con su explicación) y «Controlar stock», y «Guardar». La ve y la guarda quien puede gestionar los ajustes del inventario: de fábrica, el administrador y el responsable. Al empleado y al cajero no se les enseña la pestaña; si escriben su dirección, ven «Esta página no existe». Cargando: «Cargando ajustes…». Error: «No se pudieron cargar los ajustes.» con «Reintentar», nunca los valores de fábrica como si fueran los del negocio.

Flujos

Todos los flujos son comunes a los dos verticales (restaurante y peluquería).

INVENTORY-F01 Dar de alta un producto

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Productos Pasos: 1. En Productos, pulsa +: se abre el panel del formulario. 2. Escribe Nombre, SKU y Precio. El precio admite «2,20», «1.234,56» o lo que se pegue de la pantalla; al salir del campo se reescribe en el formato del negocio. Son opcionales «Coste (EUR)», «Stock inicial», «Umbral stock bajo» (vacío = 10), «EAN-13» y «Descripción». 3. Elige «Tipo» («Físico» o «Servicio»), la «Unidad de medida» («Unidad (ud)» de entrada) y la «Categoría fiscal». Cada categoría fiscal dice su tipo («Producto — general · 21 %», «… · exento») y no hay ninguna elegida de antemano. 4. En un producto físico, la casilla «Controlar stock de este artículo» sale marcada o no según el ajuste del negocio, con la nota «Sigue el ajuste del hub». Tocarla fija la decisión para este artículo (INVENTORY-F20). 5. Si hay categorías, marca en «Categorías» las que agrupan el producto en el TPV. 6. Pulsa «Guardar» («Guardando…»). El panel se cierra y el producto sale en la tabla con Estado «Sí». Entra: las categorías fiscales y su tipo, de Impuestos; las unidades de medida y las categorías de producto, de Inventario. Sale: el producto, activo y enlazado a las categorías marcadas, en un solo paso: o se guarda entero o no se guarda nada. Si se dio stock inicial, queda en Movimientos como «Inicial». Inventario avisa a las demás apps de que hay un producto nuevo: Ventas lo ofrece en la rejilla del TPV y el paso «Tu catálogo» de la puesta en marcha queda hecho (INVENTORY-F28). Si falla: «Guardar» está apagado mientras falten Nombre, SKU o categoría fiscal. Sin categorías fiscales sale «Todavía no hay categorías fiscales. Créalas en Impuestos: un producto no se puede vender sin saber cómo tributa.». Un importe ilegible: «Esto no es un importe. Escribe una cifra, por ejemplo 12,50.» o «Este importe se puede leer de dos maneras…». Una cantidad que no encaja en la unidad: «La cantidad no respeta el incremento permitido para esta unidad». Un SKU que ya tiene otro producto vivo: «Ese SKU ya existe en el catálogo»; un EAN-13 repetido: «Ese EAN-13 ya lo tiene otro producto del catálogo». Una categoría fiscal que ya no está en Impuestos se rechaza, también si llega por el asistente o la API. Todo rechazo sale dentro del panel y no se guarda nada. Implicados: SALE-F01, TAX-F01, TAX-F19

INVENTORY-F02 Editar un producto

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Productos Pasos: 1. En Productos, pulsa «Editar» en la fila (o toca la marca «Sin configurar»): se abre el panel «Editando producto — » con los datos actuales. 2. Cambia lo que haga falta. El SKU está bloqueado («El SKU es la identidad del producto: no se edita»). El stock no se edita aquí: se recibe (INVENTORY-F13) o se cuenta (INVENTORY-F14). El «Tipo» y el «Stock inicial» no salen. 3. Pulsa «Guardar cambios». «Cancelar edición» o cerrar el panel lo deja como estaba. 4. La fila enseña los datos nuevos. Entra: el producto tal como está guardado; las categorías fiscales, de Impuestos; las unidades y las categorías de producto. Sale: el producto cambiado, con sus categorías, en un solo paso. Inventario avisa del cambio y de cada categoría añadida o quitada. El precio nuevo vale para lo que se añada a una cuenta desde ahora: una cuenta abierta conserva el precio de cuando se pidió (lo decide Ventas). Si falla: los mismos rechazos que el alta (INVENTORY-F01), dentro del panel, y no se guarda nada. Vaciar la categoría fiscal no se puede: «Elige la categoría fiscal: sin ella el producto no se puede vender.». La unidad de un producto con stock no se cambia: «No se puede cambiar la unidad de un producto con stock. Cuenta su stock a cero y cámbiala después.». Implicados: SALE-F01, TAX-F01, TAX-F19

INVENTORY-F03 Activar y desactivar un producto

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Productos Pasos: 1. En Productos, toca el interruptor de la columna Estado de la fila. 2. Apagado, el producto pasa a «No»; encendido, a «Sí». Un producto «Sin configurar» no tiene interruptor hasta que tenga categoría fiscal (INVENTORY-F05). Entra: el producto. Sale: el producto activo o inactivo; Inventario avisa del cambio. Inactivo, deja de salir en el TPV y en el catálogo de venta, en las cifras del Panel, en la lista de stock bajo y en el número de productos de cada categoría. Sigue en Productos y en sus movimientos. Si falla: el motivo sale encima de la tabla («No se pudo actualizar el producto» o el que dé la app). Sin permiso de cambio se ve «Sí»/«No» sin interruptor. Implicados: SALE-F01

INVENTORY-F04 Eliminar un producto

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Productos Pasos: 1. En Productos, pulsa «Eliminar» en la fila. 2. La ventana «Eliminar producto» dice « () — se eliminará del catálogo (borrado lógico; sus movimientos de stock se conservan)». 3. Pulsa «Eliminar» (o «Cancelar»). La fila desaparece. Entra: el producto elegido. Sale: el producto queda eliminado e inactivo, fuera de todas las listas y del TPV. Su SKU y su EAN-13 quedan libres para otro producto. Sus movimientos siguen en Movimientos con su nombre. Inventario avisa de que el producto ya no está. No mira si tiene stock ni si está en una cuenta abierta: Ventas rechaza al cobrar la línea de un producto que ya no está en el catálogo. Si falla: «No se pudo eliminar el producto» (o el motivo) encima de la tabla. Implicados: SALE-F01

INVENTORY-F05 Revisar los productos que no se pueden vender por falta de IVA

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Productos Pasos: 1. En el TPV, el aviso «N artículos no se pueden vender: les falta configurar el IVA.» trae «Revisar el catálogo» (solo para quien puede cambiar productos): abre Productos filtrado por «Sin configurar». También se llega filtrando Estado → «Sin configurar». 2. Cada fila lleva la marca «Sin configurar · Falta la categoría fiscal»: tocarla abre el formulario de edición. 3. Elige la «Categoría fiscal» y pulsa «Guardar cambios». El producto pasa a «Sí». Entra: los productos cuya categoría fiscal ya no está en Impuestos. No se les inventa ninguna. Sale: el producto con su categoría fiscal; Inventario avisa del cambio y el TPV deja de marcarlo «Falta el IVA». Si falla: los rechazos del formulario (INVENTORY-F02). Implicados: SALE-F01, TAX-F01

INVENTORY-F06 Crear y editar una categoría

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Categorías Pasos: 1. En Categorías, pulsa + (o toca una fila para editarla: «Editando categoría — »). 2. Escribe el Nombre. Si dejas vacío «Slug (opcional)», se rellena solo con el nombre en minúsculas y con guiones. Al editar, dejarlo vacío conserva el que tenía; por el asistente o la API, un slug vacío se rehace con el nombre (nunca queda una categoría sin slug). Elige, si quieres, «Tipo de IVA / Impuesto» («— (por defecto)» lo deja vacío). 3. Pulsa «Guardar» o «Guardar cambios». La categoría sale en la tabla con su número de productos. Entra: las categorías fiscales y su tipo, de Impuestos. Sale: la categoría guardada. Editarla desde la pantalla no toca lo que la pantalla no enseña: la descripción, el icono, el color y el orden que se pusieron por el asistente o la API se conservan. Ventas la lee para la tira de categorías del TPV, y Cocina para elegir qué envía a cada estación. Una categoría no se desactiva: se crea, se edita o se elimina. Si falla: «Guardar» está apagado sin Nombre. Un rechazo sale dentro del panel («No se pudo guardar la categoría» o el motivo). Implicados: KITCHEN-F04, SALE-F01, TAX-F01

INVENTORY-F07 Eliminar una categoría

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Categorías Pasos: 1. En Categorías, pulsa «Eliminar» en la fila. 2. La ventana «Eliminar categoría» dice « — N producto(s) quedarán sin esta categoría (se desvinculan; los productos no se borran)». N cuenta los productos activos. 3. Pulsa «Eliminar y desvincular» (o «Cancelar»). Entra: la categoría elegida. Sale: la categoría queda eliminada y todos sus productos, activos o no, desvinculados en el mismo paso; los productos siguen. El TPV deja de agruparlos bajo ella. Si falla: «No se pudo eliminar la categoría» (o el motivo) encima de la tabla. Implicados: KITCHEN-F04, SALE-F01

INVENTORY-F08 Agrupar productos en categorías para el TPV

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Productos Pasos: 1. Crea antes la categoría (INVENTORY-F06). 2. En el formulario del producto (alta o edición), marca una o varias en «Categorías». El campo solo sale si hay alguna categoría. 3. Guarda. En Categorías, la columna Productos sube; en el TPV, el artículo sale bajo esa categoría. Entra: las categorías del negocio. Sale: el enlace entre producto y categoría, guardado junto con el producto; Inventario avisa de cada categoría añadida o quitada. Un producto puede estar en varias. Ventas filtra la rejilla del TPV con estos enlaces (solo de productos activos) y Cocina los usa para su reparto. El TPV ordena productos y categorías por nombre. Si falla: los rechazos del formulario; si algo falla no se guarda ni el producto ni sus categorías. Un producto sin categoría se vende igual: sale en «Todos». Implicados: KITCHEN-F04, SALE-F01

INVENTORY-F09 Importar productos desde un CSV

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Importar productos Pasos: 1. En Productos, pulsa el botón de importar CSV de la tabla y elige el fichero (con cabecera en la primera línea; separado por comas o por punto y coma, como lo guarda Excel en español). No se crea nada todavía. 2. En «Revisa la importación», cada columna trae su campo adivinado por la cabecera, en español o inglés y con o sin tildes («Nombre», «Código», «Precio», «IVA»…). Cámbialo o pon «No importar». Se pueden importar Nombre, SKU, Precio, Coste, Stock, Umbral, EAN-13, Descripción, Unidad y Categoría fiscal; Nombre y SKU son obligatorias. 3. Mira las «Primeras {n} filas de {total}» y el ensayo de todo el fichero: «{ready} fila(s) listas · {failed} con problemas», con la línea y el motivo de las diez primeras. 4. Pulsa «Importar {n} producto(s)» (o «Cancelar», que no deja rastro). 5. Si algún texto fiscal no se reconoce, o hay filas sin columna fiscal («Filas sin categoría fiscal»), sale «Categorías fiscales del CSV». Para cada uno: «Elegir» una categoría, «Crear» una (Clave y Nombre) u «Omitir». Pulsa «Confirmar e importar». Lo que se elige para un texto se guarda en Impuestos y la próxima importación ya lo reconoce; lo de «Filas sin categoría fiscal» no se guarda y se pregunta cada vez. 6. Mientras crea, encima de la tabla se lee «Importando {done}/{total}…» con «Parar». 7. Al acabar, «Resultado de la importación»: «Filas», «Creadas», «Omitidas (ya existían)», «Fallidas», una línea por fallo y «Copiar informe». Entra: el fichero; las categorías fiscales, sus nombres (también los traducidos) y los textos aprendidos, de Impuestos; las unidades. Sale: un producto activo y «Físico» por fila lista, que sigue el control de stock del negocio y no lleva categorías de TPV; Inventario avisa de cada producto nuevo. El stock que trae cada fila queda en Movimientos como «Inicial». En Impuestos, los textos aprendidos y las categorías creadas desde la ventana fiscal. Una fila con un SKU que ya tiene un producto vivo se cuenta como omitida y ese producto no se toca, digan lo que digan sus otras celdas (así el propio export se vuelve a importar sin fallos, también con un stock negativo); un SKU de un producto eliminado crea uno nuevo. Si falla: motivos de fila: «Faltan nombre o SKU», «Precio no numérico» (también para el coste), «Precio o coste demasiado alto», «SKU duplicado en el fichero», «Cantidad no numérica», «Cantidad demasiado grande», «La cantidad no respeta el incremento permitido para esta unidad», «Unidad de medida no reconocida», «Un texto es más largo de lo que admite su columna», «Ese EAN-13 ya lo tiene otro producto del catálogo» y «Falta la categoría fiscal» o «Categoría fiscal no reconocida». Si Impuestos no puede guardar un texto aprendido o una categoría creada, se dice en el informe y sus filas quedan como fallidas con ese motivo. «Cancelar» en la ventana fiscal no importa nada. «Parar» deja lo ya creado y el informe dice «La importación se paró a medias. Lo que ya se había creado está contado abajo; el resto del fichero se quedó como estaba.». Implicados: TAX-F02, TAX-F14, TAX-F15

INVENTORY-F10 Importar categorías desde un CSV

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Categorías Pasos: 1. En Categorías, pulsa el botón de importar CSV de la tabla y elige el fichero (separado por comas o por punto y coma). 2. Se reconocen las columnas Nombre (obligatoria), Slug y Categoría fiscal por su cabecera, en español o inglés («Nombre»/«name», «IVA»/«tax»…). 3. Se crea una categoría por fila con nombre; el slug, si no viene, se saca del nombre. 4. Al acabar, «Resultado de la importación»: «Filas», «Creadas», «Omitidas (ya existían)», «Fallidas», una línea por fallo y «Copiar informe». La tabla se recarga. Entra: el fichero; las categorías fiscales y los textos aprendidos, de Impuestos. Sale: las categorías creadas. Una fila con el nombre de una categoría que ya existe se omite, así que repetir el fichero no duplica nada. Si falla: cada fila que no entra sale en el informe con su motivo: «Falta el nombre» o «Categoría fiscal no reconocida: ». Implicados: TAX-F15

INVENTORY-F11 Exportar el catálogo a CSV

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Productos Pasos: 1. En Productos (con la búsqueda y los filtros que quieras), pulsa el botón de exportar CSV de la tabla. 2. Se descarga inventario-productos.csv con todos los productos que cumplen la búsqueda y los filtros, no solo la página que se ve. 3. En Categorías, el mismo botón descarga inventario-categorias.csv (Nombre, Slug y número de productos). Entra: los productos o las categorías que cumplen la búsqueda y los filtros. Sale: el fichero, con las mismas cabeceras que reconoce la importación (Nombre, SKU, Precio, Coste, Stock, Umbral, EAN-13, Descripción, Unidad, Categoría fiscal, Activo) y las cifras como se leen en pantalla (2,20 €, 3 unidades), de modo que se puede volver a importar sin cambiar nada. No guarda ni avisa nada. Si falla: sin productos, el fichero lleva solo la cabecera. Sin permiso de exportar, el botón no sale y la app no lo entrega por ninguna otra puerta. Un texto que una hoja de cálculo ejecutaría como fórmula (empieza por =, +, -, @…) sale con un apóstrofo delante, que la importación quita. Implicados: ninguno

INVENTORY-F12 Cargar la carta de una plantilla del sector

Estado: servidor hecho (su parte: alta en lote y enlaces); falta cargar la plantilla (núcleo) Actor: administrador Pantalla: Ajustes del negocio: plantillas Pasos: 1. En los ajustes del negocio, el administrador elige la plantilla de su sector. 2. El negocio activa las apps que falten y aplica los datos de la plantilla; Inventario recibe sus productos, sus categorías y sus enlaces. 3. Comprueba en Productos que están y que ninguno sale «Sin configurar» (INVENTORY-F05). Entra: la plantilla. Sale: los productos, con su categoría fiscal, su stock (que queda en Movimientos como «Inicial») y su umbral, y las categorías de la plantilla. Si se vuelve a aplicar sobre un catálogo con los mismos SKU, esos productos se saltan: no cambian ni su precio ni su stock. Si falla: cada app aplica su parte por separado; si la de Inventario falla, sale en el informe de la plantilla y el resto se aplica. Implicados: ninguno Pendiente de enlazar: core — cargar una plantilla del sector (su WORKBOOK aún no existe)

INVENTORY-F13 Recibir mercancía

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Recepción Pasos: 1. En Productos, pulsa «Recibir stock» en la fila o en la ficha del producto. 2. En «Recepción — » se ve el «Stock actual». Escribe la «Cantidad recibida» y, si quieres, el «Coste unitario (EUR)». 3. Pulsa «Registrar recepción». La ventana se cierra y la fila enseña el stock nuevo. 4. En Movimientos sale una línea «Recepción» con la cantidad en positivo y el saldo. Entra: el producto y el escalón de su unidad. Por el asistente o la API, una recepción puede llevar varios productos y el número del albarán. Sale: el stock sube y queda el movimiento «Recepción» con cantidad, saldo, coste y, si lo hay, el albarán. Si se escribió coste, pasa a ser el coste del producto. Se aplica aunque el artículo no lleve control de stock. Si un artículo con control sube por encima de su umbral, avisa del cruce (INVENTORY-F18). Inventario avisa de que el stock cambió. Si falla: «Registrar recepción» está apagado sin cantidad. «La cantidad no respeta el incremento permitido para esta unidad», un coste ilegible («Esto no es un importe…») o «No se pudo registrar la recepción» salen dentro de la ventana. Un servicio no se recibe: no tiene el botón, y por el asistente o la API se rechaza con «Un servicio no lleva stock.». Una recepción con una línea sin producto, con un producto que no existe o con cantidad cero se rechaza entera, diciendo qué línea falla: no entra ninguna. Implicados: ninguno

INVENTORY-F14 Contar el stock de un producto

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Recuento Pasos: 1. En Productos, pulsa «Contar stock» en la fila o en la ficha. 2. En «Recuento — », escribe en «Stock contado» lo que hay de verdad (el total, no la diferencia): si el sistema dice 5 y cuentas 7, escribe 7. Aparece «Diferencia» (+2). 3. Escribe el «Motivo (obligatorio)». 4. Pulsa «Aplicar recuento». La fila enseña el saldo contado; en Movimientos sale «Recuento» con la diferencia y el motivo. Entra: el producto y su saldo. Sale: el saldo pasa a ser lo contado y queda el movimiento «Recuento» con la diferencia (si no hay diferencia, no se apunta nada). Inventario avisa de que el stock cambió. Se aplica aunque el artículo no lleve control de stock. Si cruza el umbral de un artículo con control, en cualquier sentido, avisa del cruce (INVENTORY-F18). Si falla: «Aplicar recuento» está apagado y dice qué falta: «Escribe el stock contado para continuar.» o «Hace falta un motivo para aplicar el recuento.». Una cantidad negativa o que no encaja en la unidad: «La cantidad no respeta el incremento permitido para esta unidad». Un motivo de menos de 3 letras: «El motivo necesita al menos 3 letras.». Un servicio no se cuenta: no tiene el botón, y por el asistente o la API se rechaza con «Un servicio no lleva stock.». Todo sale dentro de la ventana; si no, «No se pudo aplicar el recuento». Implicados: ninguno

INVENTORY-F15 Dar de baja stock sin venta (merma, rotura, consumo propio)

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable (pantalla); asistente Pantalla: ficha y tabla de Productos (ventana «Baja»); asistente Pasos: 1. En Productos, pulsa «Dar de baja stock» en la fila (menú ⋮) o en la ficha del producto: solo sale en productos físicos con control de stock y con permiso de mover stock. 2. En «Baja — » escribe la cantidad y el motivo (merma, rotura, consumo propio…) y pulsa «Dar de baja». Por el asistente: «da de baja 2 botellas de vino tinto por rotura»; enseña la tarjeta de confirmación con el producto, la cantidad y el motivo. 3. En Movimientos sale «Descuento» con la cantidad en negativo y el motivo. Entra: el producto, la cantidad (en el escalón de su unidad) y el motivo. También se puede pedir por la API. Sale: el stock baja y queda el movimiento «Descuento»; Inventario avisa de que el stock cambió y, si cruza el umbral, del cruce (INVENTORY-F18). Lo pueden pedir el responsable y el administrador. Si falla: si no hay bastante y «Permitir vender sin stock» está apagado, «No hay stock suficiente para completar la operación.». Un producto que no existe: «Este producto no existe en este hub.». Una cantidad fuera del escalón: «Esa cantidad no encaja en la unidad del producto…» (no se redondea). Un servicio se rechaza con «Un servicio no lleva stock.», y un artículo sin control de stock con «Este artículo no controla su stock: no hay nada que dar de baja.» (409 inventory.stock_not_tracked): ni éxito en silencio ni movimiento. Todo sale dentro de la ventana. Implicados: ninguno

INVENTORY-F16 Consultar el historial de movimientos

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable, empleado, cajero Pantalla: Movimientos Pasos: 1. Abre Inventario → Movimientos: los más recientes primero. 2. Busca por producto, SKU o referencia, o escribe el número de un tique, una factura o una venta: salen esa venta y, si se anuló, su anulación. 3. Filtra por Tipo o por Referencia; ordena por Fecha, Cantidad o Saldo. 4. En una venta, la Referencia es el número de su tique o factura (o, sin Facturación, el número de la venta). En tableta, tocar una referencia cortada la despliega. Entra: el libro de movimientos; el número del tique o la factura de cada venta, de Facturación, o, si no hay, el número de la venta, de Ventas, solo para pintarlo. Sale: nada: es solo lectura y ningún movimiento se edita ni se borra. Cada movimiento guarda también quién lo hizo, aunque esta pantalla no lo enseña. Si falla: si no se puede leer Facturación ni Ventas (no están activas o no hay permiso), la celda Referencia de una venta sale vacía. Error de carga: el aviso de la tabla con «Reintentar». Implicados: INVOICE-F20, SALE-F28

INVENTORY-F17 Ver el panel y los productos con stock bajo

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable, empleado, cajero Pantalla: Panel Pasos: 1. Abre Inventario → Panel: «Productos seguidos», «En stock», «Agotados» (saldo 0 o menos), «Stock bajo» (saldo igual o menor que su umbral) y «Valor de existencias» a coste. Tocar una de las cuatro primeras lleva a Productos. 2. Debajo, «Productos con stock bajo», del que menos tiene al que más, con su umbral. 3. En el Inicio del negocio, los paneles «Stock bajo», «Valor de inventario» y «Productos con menos stock» (y «Productos en stock», si se añade) dan las mismas cifras. Entra: los productos activos, físicos y con control de stock. El valor es la suma de coste por saldo de los que tienen saldo positivo; un saldo negativo no resta. Sale: nada. Si falla: «No se pudieron cargar las métricas del inventario.» y el aviso de la tabla con «Reintentar». El panel y los paneles del Inicio se refrescan solos con cualquier movimiento de stock (venta, anulación, recepción, recuento, baja) y con cualquier alta, cambio o eliminación de un producto. Implicados: ninguno

INVENTORY-F18 Avisar cuando un artículo cruza su mínimo

Estado: servidor hecho Actor: sistema Pantalla: ninguna Pasos: 1. Una venta, una baja o un recuento lleva un artículo con control de stock de estar por encima de su umbral a estar en él o por debajo: Inventario avisa del cruce «por debajo». 2. Mientras siga por debajo, no se repite. Cuando una recepción, un recuento o una anulación lo sube otra vez por encima, avisa de «recuperado», y eso rearma el siguiente. 3. Si el mismo artículo va en varias líneas de una venta (suelto y dentro de un menú), se decide una vez sobre el total. 4. Para que alguien se entere, el responsable crea un flujo en Flujos que se dispare con este aviso (por ejemplo, avisar para reponer). Entra: el saldo de antes y el de después del movimiento, y el umbral del producto. Sale: el aviso con el producto (SKU y nombre), la cantidad de antes y la de después, el umbral, el tipo de movimiento y la venta o el albarán. Si falla: solo se avisa de lo que de verdad se movió: una venta que no bajó el stock (INVENTORY-F21) no avisa. Dos movimientos a la vez sobre el mismo producto se aplican uno detrás de otro, así que el aviso ni se pierde ni sale dos veces. Implicados: FLOW-F13

INVENTORY-F19 Ajustar el inventario

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Ajustes Pasos: 1. Abre Inventario → Ajustes. La ven y la guardan el administrador y el responsable, igual desde la pestaña que por el asistente. 2. «Controlar stock» (de fábrica, encendido): es lo que hacen los artículos que no han decidido por sí mismos (INVENTORY-F20). 3. «Permitir vender sin stock» (de fábrica, apagado): encendido, una venta baja el stock aunque quede en negativo; apagado, si una venta pide más de lo que queda, ese artículo no baja nada (la venta se cobra igual) y una baja sin venta se rechaza. 4. «Umbral de stock bajo» (de fábrica, 10, en unidades enteras): el umbral con el que nace un producto creado sin el suyo (solo pasa por el asistente o la API: el formulario y el CSV siempre mandan uno). Cambiarlo no toca los productos que ya existen. 5. Pulsa «Guardar»: «Ajustes guardados.». Entra: los ajustes guardados del negocio (uno por negocio); si nunca se guardaron, valen los de fábrica. Sale: los ajustes, que se aplican desde el siguiente movimiento. Solo avisan a las pantallas abiertas (el Panel y las listas se refrescan); ninguna otra app reacciona. Si falla: «No se pudieron guardar los ajustes.». Si con la pestaña abierta entra otra persona sin el permiso (relevo de turno), los campos se bloquean, desaparece «Guardar» y sale «No tienes permiso para cambiar estos ajustes. Pídeselo a un administrador si lo necesitas.». Implicados: SALE-F01

INVENTORY-F20 Decidir qué artículos llevan control de stock

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Productos Pasos: 1. En el formulario de un producto físico, mira «Controlar stock de este artículo»: marcada o no según lo que vale hoy para él; debajo, «Sigue el ajuste del hub» mientras no se toque. 2. Desmárcala para que sea solo de catálogo («Solo catálogo: las ventas no mueven su stock») o márcala para que lleve stock aunque el negocio no lo haga. 3. Guarda. En Productos, la columna Stock de un artículo sin control enseña «—». Entra: el ajuste «Controlar stock» del negocio, para enseñar lo que vale antes de decidir. Sale: la decisión del artículo; Inventario avisa del cambio. Vale la del artículo; si no tiene, la del negocio; si el negocio nunca guardó ajustes, sí. Un servicio nunca lleva control. Sin control, la venta no lo mueve, no sale en stock bajo ni en las cifras del Panel y no cruza su mínimo; recibir y contar sí lo mueven. Si falla: los rechazos del formulario (INVENTORY-F01). Una vez decidido, el artículo no vuelve a «Sigue el ajuste del hub». Implicados: SALE-F01

INVENTORY-F21 Bajar el stock al cobrarse una venta

Estado: servidor hecho Actor: sistema Pantalla: ninguna Pasos: 1. Ventas cobra un tique y avisa de la venta cobrada (SALE-F01). En Inventario no se hace nada a mano. 2. Por cada línea con un artículo del catálogo, Inventario baja la cantidad vendida, también si la línea va invitada. No mueven nada una línea de servicio, una de precio libre, un suplemento ni un artículo sin control de stock. 3. Si el mismo artículo va en varias líneas, cada una deja su movimiento. 4. Se comprueba en Movimientos: una línea «Venta» por línea del tique, con su número como referencia, y el saldo que quedó. Entra: la venta cobrada, de Ventas: cada línea con su artículo, su cantidad (exacta, ya comprobada contra el escalón al cobrar), si es servicio y, si es un menú, sus componentes (INVENTORY-F22). Sale: el stock baja y queda el movimiento «Venta» con la venta como referencia, en el mismo paso. Con «Permitir vender sin stock» encendido, el saldo puede quedar en negativo; apagado, un artículo que no alcanza no baja nada. Inventario avisa de que el stock cambió y, si cruza el mínimo, del cruce (INVENTORY-F18). Si ninguna línea mueve stock, deja anotado que esa venta no movió nada, para que su anulación no reponga nada. Si falla: la venta ya está cobrada. Si Inventario no puede aplicarla en ese momento, se reintenta sola y, si sigue fallando, queda en la lista de avisos fallidos del negocio para reintentarla a mano. Dos ventas a la vez sobre la última unidad: con el ajuste apagado, la segunda no baja nada; encendido, queda en negativo. Implicados: SALE-F01, SALE-F11, SALE-F15

INVENTORY-F22 Bajar el stock de los componentes de un menú o un pack

Estado: servidor hecho Actor: sistema Pantalla: ninguna Pasos: 1. Ventas cobra un menú (o un pack) con las elecciones del cliente (SALE-F12). 2. Inventario baja cada componente elegido con la cantidad de la línea: tres menús, tres raciones de cada plato. El menú no tiene stock y nunca sale en Movimientos. 3. Un componente que es un servicio (lo normal en un pack de peluquería) o que no lleva control de stock no mueve nada, y no es un error. 4. Si un artículo va suelto y dentro de un menú en el mismo tique, el cruce de mínimo se decide una vez sobre el total. Entra: los componentes de la línea, que Ventas fija del menú de Menús al cobrar. Sale: un movimiento «Venta» por componente; la anulación los repone igual (INVENTORY-F23). Si falla: como INVENTORY-F21. Implicados: COMBO-F10, SALE-F12

INVENTORY-F23 Reponer el stock al anularse una venta

Estado: servidor hecho Actor: sistema Pantalla: ninguna Pasos: 1. El responsable anula una venta en Ventas (SALE-F30). 2. Inventario devuelve a cada artículo exactamente lo que esa venta le quitó, según su propio libro de movimientos: los menús, por sus componentes, y nada de lo que no llegó a bajar (sin control de stock, sin saldo, servicios). 3. En Movimientos sale una línea «Anulación» por artículo, con la misma referencia que la venta. Entra: la venta anulada, de Ventas (solo cuál es). Sale: el stock sube y queda el movimiento «Anulación». Devuelve lo que salió aunque el artículo haya dejado de controlar stock entre medias. Inventario avisa de que el stock cambió y, si un artículo vuelve por encima de su umbral, de «recuperado» (INVENTORY-F18). Si falla: la anulación repone una sola vez, aunque el aviso llegue dos veces. El resultado es el mismo llegue antes la venta o la anulación: si la anulación llega primero, la venta que llegue después ya no baja nada. Un artículo eliminado después de la venta no recupera nada. Implicados: SALE-F30

INVENTORY-F24 Reponer el stock de una devolución

Estado: servidor hecho (2026-10-14); la entrega del aviso de Ventas espera al relay del outbox (fase 2) Actor: sistema Pantalla: ninguna Pasos: 1. El responsable devuelve una venta en Ventas (SALE-F31) y marca qué líneas y cuántas unidades vuelven (como el «devolver al stock» de Square y Toast). 2. Inventario repone esas unidades a cada artículo, una sola vez por devolución. 3. En Movimientos sale una línea «Devolución» por artículo, con la venta como referencia y el motivo de la devolución. Entra: la devolución, de Ventas: su venta, su identificador, su motivo y las líneas que vuelven (producto y cantidad). Una devolución solo de dinero no trae líneas. Sale: el stock sube y queda el movimiento «Devolución»; Inventario avisa de que el stock cambió y, si un artículo vuelve por encima de su umbral, de «recuperado» (INVENTORY-F18). Nunca repone más de lo que la venta bajó y las devoluciones anteriores no repusieron (lo dice el libro), así que no vuelve nada que la venta no bajó: un servicio, una línea de precio libre, un artículo que no alcanzaba o sin control de stock. Un artículo que dejó de controlar su stock se deja como está. Una anulación posterior repone solo lo que aún falta. Si falla: la misma devolución entregada dos veces repone una vez. La devolución de una venta anulada (o que Inventario no llegó a ver) no repone nada. Una línea de menú no repone sus componentes: el aviso de la devolución no los trae; si vuelven a la estantería, se cuentan (INVENTORY-F14). Implicados: SALE-F31

INVENTORY-F25 Imprimir la etiqueta del código de barras

Estado: por construir — necesita la app Impresión (printing), que aún no existe Actor: administrador, responsable, empleado, cajero Pantalla: Ficha del producto Pasos: 1. Abre la ficha del producto (toca la fila o «Detalles»): se ve el código de barras de su SKU. 2. Pulsa «Imprimir código de barras». 3. En la app instalada con una impresora de función «Etiqueta» a su alcance, sale al momento: nombre, código de barras y precio. 4. Si no, la etiqueta va a la cola de impresión del negocio y la saca el equipo que imprima etiquetas. Cada pulsación saca una etiqueta. Entra: el SKU, el nombre y el precio del producto; la impresora con la función «Etiqueta», de Impresión. Sale: la etiqueta en papel, o un trabajo en la cola de impresión. Si falla: si ninguna impresora tiene la función «Etiqueta», sale dentro de la ficha «Ninguna impresora tiene el rol «Etiqueta»: asígnale una en Impresión». Si no se puede mandar a ningún sitio, «No se pudo imprimir la etiqueta del código de barras» con el motivo. En un navegador sin cola disponible se abre el diálogo de imprimir del navegador (código, SKU y nombre, sin precio). Implicados: PRINTING-F04, PRINTING-F12

INVENTORY-F26 Vender al peso o por medida: unidades y escalón

Estado: servidor hecho Actor: administrador, responsable Pantalla: Productos Pasos: 1. En el formulario del producto, elige la «Unidad de medida»: «Unidad (ud)», «Kilogramo (kg)», «Gramo (g)», «Tonelada (t)», «Litro (l)», «Mililitro (ml)», «Minuto (min)» u «Hora (h)». 2. Cada una tiene su escalón: el gramo dentro del kilo, el mililitro dentro del litro, el kilo dentro de la tonelada, el cuarto de hora en la hora y la unidad entera en las demás. 3. El stock inicial, el umbral, la recepción, el recuento y la baja solo admiten cantidades de ese escalón. 4. En el TPV el artículo se vende tecleando la cantidad (0,532 kg) y la venta baja esa cantidad exacta, sin redondear (SALE-F10). Entra: las unidades del negocio, que llegan al activar Inventario. Sale: el producto con su unidad. Ventas la lee para la línea; el precio es por 1 de la unidad. Por el asistente o la API, el precio se puede referir a otra cantidad (por 100 g, o por kilo con el stock en gramos). Si falla: «La cantidad no respeta el incremento permitido para esta unidad» en pantalla; «Esa cantidad no encaja en la unidad del producto…» por el asistente o la API. La unidad de un producto con stock no se cambia (INVENTORY-F02). Implicados: SALE-F10 Pendiente de enlazar: core — leer la báscula y mandar el peso al TPV (no existe)

INVENTORY-F27 Entregar el catálogo al TPV, a Cocina y a Menús

Estado: servidor hecho Actor: sistema Pantalla: ninguna Pasos: 1. Al abrir el TPV, Ventas pide a Inventario los productos, las categorías, qué categorías tiene cada producto y las unidades. Al cobrar, pide el catálogo de venta entero: precio, coste, categoría fiscal, unidad y si cada artículo lleva control de stock. 2. Cocina pide los productos y las categorías para elegir qué envía a cada estación. 3. Menús pide los productos que se pueden poner como componente. 4. Sin Inventario activo, el TPV lo dice en la rejilla («… no está instalada, así que no hay rejilla de productos. Puedes cobrar servicios y ventas a precio libre; …») y vende servicios y precio libre. Entra: nada: lo piden las demás apps (ver Servicios). Sale: las lecturas. En el catálogo de venta y en el mapa de categorías solo salen productos activos y no eliminados. El catálogo de venta no lleva stock: el TPV no enseña ni comprueba disponibilidad. Si falla: lo decide quien pide. Ventas rechaza una línea de catálogo si no puede leer el catálogo de venta y avisa en el TPV si Inventario está activo y no contesta; Cocina se queda sin opciones de reparto. Implicados: COMBO-F06, KITCHEN-F04, SALE-F01

INVENTORY-F28 Completar el primer paso «Tu catálogo»

Estado: servidor hecho (la cifra); falta la lista «Termina de configurar tu negocio» (núcleo) Actor: administrador, responsable Pantalla: Inicio: Termina de configurar tu negocio Pasos: 1. En la lista «Termina de configurar tu negocio» sale el paso obligatorio «Tu catálogo» («Añade al menos un producto para que haya algo que vender.»). 2. «Configurar» lleva a Inventario → Productos. 3. En cuanto hay un producto activo (físico o de tipo servicio), el paso sale hecho. Entra: el número de productos activos. Sale: el paso hecho o pendiente. Lo ve quien puede dar de alta productos. Si falla: si se desactivan o eliminan todos los productos, el paso vuelve a pendiente. Implicados: ninguno Pendiente de enlazar: core — lista «Termina de configurar tu negocio» (su WORKBOOK aún no existe)

Qué comparten los verticales

El restaurante usa Inventario para la carta y la peluquería para los productos de venta, con las mismas pantallas, los mismos ajustes y la misma reacción a la venta. No hay ningún ajuste por vertical: tocar una pieza de esta tabla afecta a los dos negocios.

Servicios: lo que entra y lo que sale

Todo lo que Inventario hace se puede pedir por tres puertas, siempre con las mismas reglas y los mismos permisos: sus pantallas, el asistente y la API. Esta sección es la lista completa. Las consultas se ejecutan sin preguntar; las acciones, desde el asistente, piden antes la tarjeta de confirmación («un clic» o «escribe para confirmar», según el riesgo).

Por el asistente (también por voz) y por la API, un producto se nombra por su SKU o por su nombre, y una categoría por su nombre, además de por su identificador: «da de baja 2 botellas de vino tinto» basta. Si el nombre casa con varios, Inventario no elige: dice cuáles son y pregunta cuál. Toda lista se puede buscar y va por páginas de hasta 100.

Lo que ofrece: consultas (leen, no cambian nada)

Lo que ofrece: acciones (cambian datos)

Lo que avisa (para las apps que quieran reaccionar)

Los avisos llevan solo lo que dice la columna «Qué lleva»: ni la identidad fiscal del negocio ni datos de quien lo provocó.

A qué reacciona (avisos de otras apps)

Lo que necesita de otras apps

Los nombres de los servicios de otras apps son una propuesta: los fija el WORKBOOK de cada una.

Quién puede qué

Son los permisos de fábrica de cada perfil; el administrador los puede cambiar en Roles. El administrador lo puede todo. La app los comprueba en todas las puertas (pantalla, asistente y API), no solo en la pantalla.