Payments

Para qué sirve y para quién

Pagos registra el dinero que sale del negocio: lo que se paga a un proveedor, una transferencia, un reembolso que no es de una venta. Cada pago lleva su referencia propia (PAY-AAAAMMDD-NNNN) y pasa por una escalera de estados — Borrador, Aprobado, Enviado, Completado — o se Cancela —, y guarda quién lo apuntó, quién lo aprobó y cuándo pasó cada paso.

Es lo contrario del cobro del TPV. Un método de pago de esta app es desde dónde paga el negocio (su cuenta del banco, su tarjeta de empresa, el efectivo del cajón), no cómo paga el cliente: las formas de cobro del TPV (Efectivo, Tarjeta…) son de Ventas y no tienen nada que ver con estas. Pagos no mueve dinero: no habla con ningún banco, no genera ficheros SEPA ni ejecuta transferencias; «Enviado» y «Completado» los marca una persona cuando el banco ya lo ha hecho.

Quién la usa:

• El empleado: solo mira la lista de pagos y la de métodos.
• El responsable, el administrador y el propietario: además registran pagos, los marcan como enviados y completados, los aprueban y los cancelan, y gestionan los métodos de pago.

Referencia adoptada

• Las formas de cobro del TPV son ajustes de la caja; pagar a proveedores es otra pieza (cuentas a pagar): Odoo separa los métodos de pago del TPV (Point of Sale → Configuración) del registro de pagos a proveedor con su diario de banco o caja; Square, Lightspeed y WooCommerce configuran sus formas de cobro en los ajustes del cobro, y pagar facturas de proveedor es un producto aparte (Toast con xtraCHEF Bill Pay, Shopify con Shopify Bill Pay, Holded con su cuenta Wallet). Por eso Pagos no toca los métodos de cobro de Ventas y Ventas no depende de Pagos.
• Aprobación por estados, con la separación por permisos (Odoo, Business Central con su diario de pagos y sus flujos de aprobación; xtraCHEF solo deja pagar facturas aprobadas). Se copia la escalera y la separación de permisos (registrar ≠ aprobar); no hay conciliación bancaria ni remesas. Quien tiene los dos permisos puede aprobar lo que registró, como en QuickBooks (una factura que crea su propio aprobador queda aprobada: https://quickbooks.intuit.com/learn-support/en-us/help-article/manage-workflows/set-use-bill-approval-and-payment-release-workflows/L1IOLL9hv_US_en_US); Odoo no trae aprobación de pagos de serie (la dan módulos aparte, por grupos). Bloquearlo dejaría sin poder pagar al negocio de una sola persona. Lo que sí queda siempre es el rastro: quién registró, quién aprobó y cuándo pasó cada paso.
• Un método o una forma de pago no se borra: se desactiva (Lightspeed: las formas integradas no se borran, se desactivan; Square: se pasan a «desactivadas» y se recuperan). Los pagos que lo usaron lo conservan.

Investigación y enlaces en «Para quien lo mantiene · Decisión: Pagos no es Ventas».

Antes de empezar

1. Pagos no viene encendida con ningún tipo de negocio: se enciende desde la tienda de apps. No enciende ninguna otra app ni la necesita: se puede encender y apagar sola.
2. Al encenderla no hay ningún método de pago. Entra en Pagos → Métodos y crea al menos uno (PAYMENT-F01), por ejemplo «Cuenta BBVA» (Transferencia) o «Caja» (Efectivo).
3. La moneda de los pagos es la del negocio (euros mientras el Hub no guarde otra).

Pantallas

Pagos se abre desde el menú Pagos y tiene dos pestañas: Pagos y Métodos. Lo que una persona no puede hacer no aparece, y la app lo rechaza aunque lo intente por la API o por el asistente.

Pagos

Título «Pagos salientes». Una tabla con las columnas Referencia, Fecha, Beneficiario, Importe y Estado (y Método, que se puede mostrar con el selector de columnas). Buscador «Buscar referencia o beneficiario…» (busca también en la referencia de la factura del proveedor), filtros por columna — referencia y beneficiario por un trozo del texto, la fecha por día, el importe «desde / hasta» en euros, el estado por lista —, orden por columna, vista de lista o de tarjetas y 50 filas por página. Va ordenada por la fecha del pago, la más reciente arriba (no por la de alta).

Cada fila ofrece la acción que le toca, con el nombre de lo que hace: Aprobar (Borrador), Marcar como enviado (Aprobado) o Marcar como completado (Enviado), y Cancelar pago mientras no esté completado ni cancelado. Un pago completado o cancelado no ofrece ninguna. Un pago cancelado enseña su motivo debajo del estado; uno aprobado (y después enviado o completado), quién lo aprobó («Aprobado por …»). Mientras una acción de fila trabaja, su botón gira y un segundo toque no hace nada.

El botón Nuevo pago abre el formulario «Nuevo pago»: Método, Fecha (viene la de hoy), Importe, Beneficiario, Concepto y, si se quieren, IBAN del beneficiario y Factura del proveedor (su número).

Métodos

Una tabla con Nombre, Tipo (Efectivo, Transferencia, Tarjeta, SEPA, Cheque u Otro), Cuenta (la referencia de la cuenta bancaria, tapada salvo los últimos cuatro caracteres: un IBAN sale como ES** **** **** **** **** 1332; entera al editar el método) y Estado (Activo o Desactivado). Buscador «Buscar método…», filtros de tipo y estado, 50 filas por página, ordenada por nombre. Nuevo método abre el formulario; una fila (o su Editar) abre «Editando método — {nombre}»; cada fila ofrece Desactivar o Activar.

Estados de cada pantalla

Importes y fechas salen con el formato del idioma de quien mira; el importe, en la moneda del pago.

Flujos

PAYMENT-F01 Crear un método de pago

Estado: hecho Actor: responsable, administrador, propietario, asistente Pantalla: Métodos Pasos: 1. En Pagos → Métodos pulsa Nuevo método. 2. Escribe el Nombre, elige el Tipo (viene Transferencia) y, si quiere, la Cuenta (la referencia de la cuenta del banco, por ejemplo los últimos dígitos del IBAN). 3. Pulsa Crear método: el formulario se cierra y el método sale en la tabla como Activo. 4. Desde ese momento se puede elegir en el Método de «Nuevo pago». Entra: nombre, tipo y cuenta, de la persona. Sale: un método activo (payment.method.created). Si falla: dentro del formulario, debajo de su campo: un nombre vacío; un nombre que ya tiene otro método, sin distinguir mayúsculas («Ya hay un método de pago con ese nombre. Elige otro nombre.»); un tipo fuera de la lista. Lo tecleado se conserva. Sin ningún método activo, «Nuevo pago» avisa «Todavía no hay métodos de pago activos. Crea uno en Métodos antes de registrar un pago.». Implicados: ninguno

PAYMENT-F02 Registrar un pago

Estado: hecho Actor: responsable, administrador, propietario, asistente Pantalla: Pagos Pasos: 1. En Pagos pulsa Nuevo pago. 2. Elige el Método (solo salen los activos), deja la Fecha de hoy o pon otra, escribe el Importe como lo escribiría a mano (12,50; 1.250,00; 12,50 €), el Beneficiario y, si quiere, el Concepto, el IBAN del beneficiario y la Factura del proveedor. 3. Pulsa Registrar pago. 4. El formulario se cierra y el pago sale en la lista como Borrador, con su referencia. La lista va por la fecha del pago: uno con una fecha antigua no sale arriba. Entra: los datos del formulario; la moneda del negocio. Por el asistente o la API, el método se dice por su id o por su nombre, y el importe va en céntimos. Sale: un pago en borrador con referencia PAY-AAAAMMDD-NNNN — la fecha es la del día del negocio en que se registra, no la del pago; el número cuenta por día y nunca se repite — y el aviso payment.payment.created (lleva la referencia, el beneficiario, el importe y la moneda). Si falla: nada se guarda y no se gasta número. Dentro del formulario, debajo de su campo: un importe vacío, 0 o negativo («El importe de un pago tiene que ser mayor que 0.»), uno que no es una cifra («Esto no es un importe. Escribe una cifra, por ejemplo 12,50.») o que se lee de dos maneras («1.250» puede ser 1.250 € o 1,25 €: hay que escribir los decimales); un beneficiario vacío; un IBAN que no es válido («Ese IBAN no es válido: revisa el país, los dígitos de control y la longitud.»); un método que no existe («Ese método de pago no existe en este negocio.») o desactivado («Ese método de pago está desactivado: elige uno activo.»). Por el asistente, un nombre de método que encaja con varios dice cuáles («“Caja” encaja con varios métodos de pago: …»). Implicados: FLOWS-F13

PAYMENT-F03 Aprobar un pago

Estado: hecho Actor: responsable, administrador, propietario, asistente Pantalla: Pagos Pasos: 1. En la fila de un pago en Borrador, pulsa Aprobar. 2. La fila pasa a Aprobado. Entra: el pago (por el asistente, por su referencia). Sale: el estado, quién lo aprobó y cuándo (la fila lo enseña: «Aprobado por …»); el aviso payment.payment.approved. Si falla: quien solo registra pagos (sin permiso de aprobar) no ve la acción y la app lo rechaza. Aprobar un pago que ya no está en borrador no cambia nada, no avisa a nadie y dice por qué («Solo se puede aprobar un pago en borrador; este está Aprobado.»), encima de la tabla. Implicados: FLOWS-F13

PAYMENT-F04 Marcar un pago como enviado y como completado

Estado: hecho Actor: responsable, administrador, propietario, asistente Pantalla: Pagos Pasos: 1. En la fila de un pago Aprobado, pulsa Marcar como enviado: pasa a Enviado. 2. Cuando el banco o el proveedor ya lo ha recibido, pulsa Marcar como completado: pasa a Completado. Entra: el pago. Sale: el estado; los avisos payment.payment.sent y payment.payment.completed. No se mueve dinero ni se habla con ningún banco. Si falla: cada paso exige el anterior; saltarse uno no cambia nada, no avisa y dice por qué («Solo se puede marcar como enviado un pago aprobado; este está Borrador.», «Solo se puede marcar como completado un pago enviado; …»). Un pago completado o cancelado no ofrece más acciones. Implicados: FLOWS-F13

PAYMENT-F05 Cancelar un pago

Estado: hecho Actor: responsable, administrador, propietario, asistente Pantalla: Pagos Pasos: 1. En la fila de un pago que no está completado ni cancelado, pulsa Cancelar pago. 2. Escribe el Motivo de cancelación en el formulario que sale y pulsa Cancelar pago. 3. La fila pasa a Cancelado y enseña el motivo debajo del estado. Entra: el pago y el motivo (obligatorio). Sale: el estado cancelado y el motivo guardados en el pago (no se borra nada); el aviso payment.payment.cancelled. Si falla: sin motivo no se puede pulsar; un motivo de solo espacios se rechaza debajo del campo. Un pago completado o cancelado no se puede cancelar («El pago ya no admite cancelación.»): no cambia nada y no avisa. Una aprobación no se deshace: se cancela el pago y se registra otro. Implicados: FLOWS-F13

PAYMENT-F06 Buscar y revisar los pagos

Estado: hecho Actor: empleado, responsable, administrador, propietario, asistente Pantalla: Pagos Pasos: 1. Abre Pagos. 2. Escribe en el buscador un trozo de la referencia (los últimos dígitos, la fecha), del beneficiario o de la factura del proveedor, o usa los filtros de columna. 3. Ordena por la columna que necesite. Entra: lo que teclea la persona. Sale: nada; solo lectura. La lista se pone al día sola cuando otra persona registra o cambia un pago. Por el asistente, «el pago PAY-20261014-0003» se lee entero, con su método, concepto, IBAN y factura. Si falla: error de carga con «Reintentar». Implicados: ninguno

PAYMENT-F07 Avisar de un pago completado

Estado: hecho el aviso; Automatizaciones no existe aún en el Hub Actor: sistema Pantalla: ninguna Pasos: 1. Un pago pasa a Completado (PAYMENT-F04). 2. El aviso payment.payment.completed queda en el outbox para quien quiera reaccionar (una automatización que arranque con «pago completado»). Entra: el pago completado. Sale: el aviso, con el id, la referencia, el importe y la moneda. Solo sale cuando el pago cambia de verdad: un «completar» rechazado no avisa. Si falla: sin nadie que escuche, no pasa nada. Esta app no escucha a ninguna otra. Implicados: FLOWS-F13

PAYMENT-F08 Editar, desactivar y reactivar un método de pago

Estado: hecho Actor: responsable, administrador, propietario, asistente Pantalla: Métodos Pasos: 1. En Pagos → Métodos pulsa una fila (o su Editar): se abre «Editando método — {nombre}». 2. Cambia el nombre, el tipo o la cuenta y pulsa Guardar. 3. Para dejar de usarlo, pulsa Desactivar en su fila: pasa a Desactivado y deja de salir en «Nuevo pago». Activar lo devuelve. Entra: el método (por el asistente, por su nombre) y lo que cambia. Sale: el método cambiado (payment.method.updated, .deactivated, .activated). Los pagos que ya lo usaron lo conservan y enseñan su nombre nuevo. Si falla: un nombre que ya tiene otro método se rechaza debajo de Nombre. Desactivar uno desactivado o activar uno activo no cambia nada y dice por qué. Un método no se borra nunca. Implicados: ninguno

Pagos: lo que entra y lo que sale

Lo que ofrece: consultas (leen, no cambian nada)

Lo que ofrece: acciones (cambian datos)

Lo que avisa

payment.payment.created, .approved, .sent, .completed, .cancelled y payment.method.created, .updated, .deactivated, .activated; cada uno en la misma transacción que su cambio y solo si el cambio ocurrió.

A qué reacciona y lo que necesita de otras apps

A nada y de nadie: requires = []. Ninguna otra app lee Pagos.

Quién puede qué

Quien tiene los dos permisos puede aprobar lo que registró (como hoy y como QuickBooks; ver «Referencia adoptada»); el pago guarda quién lo registró, quién lo aprobó (approved_by, approved_at), cuándo se envió y se completó (sent_at, completed_at) y quién lo canceló y cuándo (cancelled_by, cancelled_at).