Para qué sirve y para quién

Tareas es la lista de cosas por hacer del equipo: «limpiar el almacén», «pedir tinte rubio», «revisar la cámara frigorífica». Cada tarea tiene un título, una prioridad, una fecha límite y una persona del equipo que se encarga; se agrupan en proyectos («Apertura del local», «Reforma de verano»), se parten en subtareas y llevan un hilo de comentarios.

Es para el personal, no para los clientes: una incidencia de un cliente no es una tarea.

Quién la usa:

• El propietario, el administrador y el responsable ven y cambian todas las tareas, las asignan, las borran y llevan los proyectos.
• El empleado ve y cambia las suyas: las que tiene asignadas y las que ha creado él. Puede crear tareas (también para un compañero), empezarlas, completarlas, comentarlas y añadirles subtareas.

El asistente lo usa por voz o por texto con la sesión de quien habla: «crea una tarea limpiar el almacén para mañana y asígnala a Ana», «¿qué tareas tengo?», «completa la tarea limpiar almacén», «¿qué falta del proyecto apertura?».

Referencia adoptada

A quién se asigna una tarea y qué ve el empleado (skill market-decision, 2026-10-14). En el producto actual el responsable era una referencia de texto a un usuario del hub, sin vínculo con Personal, y todos veían y cambiaban todo.

Gana: una tarea tiene un responsable, que es una persona del equipo (su ficha de Personal), como en Homebase, 7shifts, Deputy, Todoist y Business Central; quien deja el equipo deja sus tareas abiertas sin responsable (7shifts). El empleado ve y cambia las suyas (asignadas o creadas por él) y el responsable, todas, que es lo que hacen las apps de equipos de sala y salón (Homebase, 7shifts, Deputy, Connecteam) y lo que en Odoo y Jira se acaba configurando a mano. Por qué las demás no: el usuario de la cuenta no sirve, porque un profesional sin cuenta (el caso normal en un salón) no podría tener tareas; «todos ven todo» no deja a nadie como dueño de la tarea (foro de Square); varios responsables por tarea complica la lista sin que lo pida ningún producto de este tamaño.

Antes de empezar

1. Tareas necesita Personal: se asigna a fichas del equipo. Da de alta a las personas en Personal y, si van a entrar al Hub, vincula su ficha con su cuenta: así cada una ve «Mis tareas».
2. Si quieres agrupar, crea los proyectos en Tareas → Proyectos (TASK-F12).
3. «Hoy» (vencida, vence hoy, el número del día) es el día del negocio: en la fase 1, la zona horaria del Hub, Europe/Madrid.

Pantallas

Tareas se abre desde el menú Tareas y tiene dos pestañas: Tareas y Proyectos. Lo que una persona no puede hacer no aparece, y la app lo rechaza aunque lo intente por la API o por el asistente.

Tareas

Arriba, el selector Todas / Mis tareas («Mis tareas» solo sale a quien tiene ficha vinculada).

Todas: tabla con buscador «Buscar nº o título…» (nº, título, descripción, responsable o proyecto), columnas Nº, Título, Estado, Prioridad, Vence y Responsable; Proyecto existe pero sale oculta. Se ordena por cualquier columna (por defecto, las más nuevas primero) y se filtra por Nº, Título, Estado, Prioridad (las dos eligiendo de su lista), Vence (un día), Responsable y Proyecto; 50 por página. El empleado solo ve las suyas.

• La prioridad sale como etiqueta de color con su nombre: Baja (gris), Media (azul), Alta (ámbar), Urgente (rojo).
• Vence sale en el formato del idioma (01/09/2026): en rojo y con el texto «Vencida» si ya pasó, en ámbar con «Vence hoy» si es hoy; una tarea hecha o cancelada nunca sale como vencida. Sin fecha, un guion.
• Acciones de fila: Detalle, Iniciar (solo si está por hacer o bloqueada) y Completar (solo si sigue abierta). Iniciar y completar confirman con un aviso breve. Pulsar la fila abre la tarea.
• + abre Nueva tarea: Título (obligatorio), Descripción, Prioridad (Media por defecto), Vence, Responsable, Proyecto y Etiquetas.

Mis tareas: las tareas abiertas asignadas a mí, primero las que tienen fecha (la más próxima arriba) y después las que no, las más nuevas primero. Iniciar, asignar o comentar no mueve la tarjeta. La que completo desde su tarjeta se queda en su sitio, como hecha y sin acciones, hasta que cambio de pestaña.

Tarea (hoja)

Se abre sobre la lista con: TSK-AAAAMMDD-NNNN — Título, su estado y su prioridad; la descripción; Vence, Completada, Asignada a («Sin asignar»), Proyecto, Creada y Creada por.

• Estado: selector con Por hacer, En curso, Bloqueada, Hecha y Cancelada; Completar.
• Asignar a: el buscador de personas activas del equipo, por nombre, y Asignar; Asignármela (si tengo ficha y no es mía) y Desasignar (si tiene responsable).
• Editar abre el formulario de la tarea; Borrar pide confirmación (solo quien puede borrar).
• Subtareas ({n}), cada una con su nº, título, estado y Abrir, que entra en ella con Volver y la ruta de números arriba; debajo, «Nueva subtarea…» y Añadir subtarea.
• Comentarios ({n}), los más nuevos arriba, cada uno con su autor y su fecha; debajo, «Añadir comentario…» y Comentar. La caja se vacía en cuanto el comentario se acepta; si se rechaza, el texto se queda junto al motivo.

Proyectos

Tabla con buscador «Buscar código o nombre…», columnas Código, Nombre, Color y Activo (Sí / No, filtro de lista; Código, Nombre y Color se filtran por «contiene»); orden por cualquier columna, 50 por página. Los contadores de tareas de un proyecto cuentan solo las que quien mira puede ver. + abre Nuevo proyecto: Código (obligatorio, único: «q3-audit»), Nombre (obligatorio) y Color (opcional,

RRGGBB). Acción de fila Abrir; pulsar la fila hace lo mismo. Crear, editar y borrar es del

responsable; el empleado ve la lista.

Proyecto (hoja)

Nombre con su color, Activo / Inactivo y el Código; Nombre y Color editables con Guardar (el código no cambia: es la clave del proyecto); Desactivar / Activar (no envía lo tecleado sin guardar); Borrar con confirmación; Tareas de este proyecto ({n}), las 50 más recientes con «Se muestran {x} de {n}. El resto, en Tareas.»; «Nueva tarea…» y Añadir tarea, que la crea dentro del proyecto.

Estados de cada pantalla

Flujos

TASK-F01 Crear una tarea

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: propietario, administrador, responsable, empleado, asistente Pantalla: Tareas Pasos: 1. En Tareas, pulsa +: se abre Nueva tarea. 2. Escribe el Título (obligatorio, hasta 255 caracteres). Si quieres: Descripción (hasta 5000), Prioridad (Baja, Media, Alta, Urgente; Media por defecto), Vence (un día), Responsable (una persona activa del equipo), Proyecto (el selector ofrece los activos) y Etiquetas (hasta 20, de hasta 50 caracteres, separadas por comas). 3. Pulsa Crear: la tarea sale en la lista Por hacer, sin fecha de completada y con su número TSK-AAAAMMDD-NNNN (el día del negocio y un contador del día que no deja huecos). Entra: el formulario. El asistente nombra el proyecto por su código o su nombre, la tarea madre por su número o su título y al responsable por su nombre. Una fecha con hora se toma como su día en la zona del negocio. Creador: quien la crea, siempre de la sesión. Sale: la tarea; Tareas avisa de que hay una nueva (task.task.created). Si falla: debajo de cada campo y sin crear nada ni gastar número: título vacío, una prioridad que no existe, una fecha que no lo es, «Ese proyecto no existe en este negocio.», «Esa tarea no existe en este negocio.» (la madre), «Ese miembro del personal no existe en este negocio.», «Esa persona no está activa en el equipo.» o, por nombre, varias personas o proyectos que encajan (se dicen cuáles). Implicados: Personal (la ficha del responsable)

TASK-F02 Ver y buscar las tareas

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: todos; el empleado ve solo las suyas Pantalla: Tareas → Todas Pasos: 1. Abre Tareas: la tabla sale con las más nuevas primero. 2. Busca, filtra u ordena por cualquier columna. Entra: búsqueda y filtros: nº, título, estado, prioridad, abiertas o cerradas, vencidas, proyecto (id, código o nombre), responsable (id o nombre), sin responsable, tarea madre, solo las de primer nivel, etiqueta, y rangos de vencimiento, de completada y de creación. Hasta 100 por página. Sale: las tareas con su proyecto, su madre, su responsable, su creador, cuántas subtareas y comentarios tienen y si quien mira puede cambiarlas. Si falla: un filtro que no existe, «422». Implicados: Personal (el nombre del responsable)

TASK-F03 Ver mis tareas

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: quien tiene ficha vinculada a su cuenta, asistente Pantalla: Tareas → Mis tareas Pasos: 1. Pulsa Mis tareas. 2. Salen mis tareas abiertas (por hacer, en curso y bloqueadas): con fecha primero, la más próxima arriba; luego sin fecha, las más nuevas primero. 3. La que completo desde su tarjeta se queda en su sitio como hecha hasta que cambio de pestaña. Entra: opcionalmente, «las que vencen en los próximos N días» (solo las que tienen fecha). Sale: las tareas, como en TASK-F02. Sin ficha vinculada, la lista está vacía. Si falla: nada propio. Implicados: Personal (mi ficha)

TASK-F04 Abrir una tarea

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: quien la ve Pantalla: Tarea (hoja) Pasos: 1. Pulsa la fila (o Detalle): se abre la hoja con la cabecera, la descripción y los datos. 2. Debajo, sus subtareas y sus comentarios. Abrir en una subtarea entra en ella; Volver sale. Entra: la tarea, por id o, desde el asistente, por su número o su título. Sale: la tarea, sus subtareas y sus comentarios; todo se sigue en vivo. Si falla: «Esa tarea no existe en este negocio.» (también si es de otra persona y el empleado no la ve); varias tareas que encajan con el título: se dicen cuáles. Implicados: ninguno

TASK-F05 Iniciar o cambiar el estado

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: quien puede cambiarla (el empleado, las suyas) Pantalla: Tareas (acción Iniciar), Tarea (selector Estado) Pasos: 1. Iniciar la pone En curso; el selector la lleva a cualquiera de los cinco estados. 2. Pasar a Hecha sella la fecha de completada; salir de Hecha la borra; los demás cambios no la tocan. Entra: la tarea y el estado nuevo. Sale: la tarea (task.task.status_changed; al llegar a Hecha, también task.task.completed). Elegir el estado que ya tiene no cambia nada ni avisa. Si falla: «Esa tarea no existe en este negocio.», «No tienes permiso» (la de otro). Implicados: ninguno

TASK-F06 Completar una tarea

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: quien puede cambiarla Pantalla: Tareas (acción Completar), Tarea (botón Completar) Pasos: 1. Pulsa Completar: la tarea pasa a Hecha con la fecha de ahora. Entra: la tarea. Sale: la tarea (task.task.status_changed y task.task.completed). Si falla: si ya estaba hecha o cancelada, «Esa tarea ya está cerrada, así que se ha dejado como estaba.» (409 task.task_already_closed): una cancelada no se «termina» por error; para reabrirla, se cambia el estado. Implicados: ninguno

TASK-F07 Asignar, reasignar o desasignar

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: quien puede cambiarla Pantalla: Tarea Pasos: 1. Elige la persona en Asignar a y pulsa Asignar; o Asignármela; o Desasignar. Entra: la tarea y la persona (id, nombre o «a mí»); sin persona, se desasigna. Solo personas activas o de baja temporal; nunca una ficha dada de baja o inactiva. Sale: la tarea (task.task.assigned, con el responsable nuevo o vacío). Asignar a quien ya la tiene no cambia nada ni avisa. Si falla: «Ese miembro del personal no existe en este negocio.», «Esa persona no está activa en el equipo.», «No tienes ficha en Personal: no se te puede asignar.» (asignármela sin ficha). Implicados: Personal

TASK-F08 Editar una tarea

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: quien puede cambiarla Pantalla: Tarea → Editar Pasos: 1. Cambia el título, la descripción, la prioridad, la fecha límite, el proyecto o las etiquetas; Guardar envía solo lo que cambió. Entra: lo enviado; vacío en Vence o Proyecto los quita. Sale: la tarea (task.task.updated). Guardar sin cambios no avisa. Si falla: los mismos rechazos que al crear. Implicados: ninguno

TASK-F09 Añadir una subtarea

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: quien puede crear tareas y ve la madre Pantalla: Tarea Pasos: 1. Escribe el título en «Nueva subtarea…» y pulsa Añadir subtarea: sale en la lista al momento, con su número, en el proyecto de la madre. Entra: el título y la madre. Sale: la subtarea (task.task.created). Si falla: el motivo dentro de la hoja; el título tecleado se queda. Implicados: ninguno

TASK-F10 Comentar una tarea

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: quien puede cambiarla Pantalla: Tarea Pasos: 1. Escribe en «Añadir comentario…» y pulsa Comentar: el comentario entra arriba del hilo con mi nombre y la hora; la caja se vacía (lo que tecleé mientras se enviaba se queda). Entra: la tarea y el texto (obligatorio, hasta 5000). El autor sale siempre de la sesión. Sale: el comentario (task.comment.added). El hilo es un registro: no se edita ni se borra. Si falla: texto vacío; «Esa tarea no existe en este negocio.». Implicados: ninguno

TASK-F11 Borrar una tarea

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: propietario, administrador, responsable, asistente (con confirmación reforzada) Pantalla: Tarea → Borrar Pasos: 1. Pulsa Borrar y confirma: la tarea desaparece con sus subtareas y sus comentarios. Entra: la tarea. Sale: task.task.deleted. Si falla: «Esa tarea no existe en este negocio.». Implicados: ninguno

TASK-F12 Crear un proyecto

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: propietario, administrador, responsable, asistente Pantalla: Proyectos Pasos: 1. Pulsa +, escribe Código (hasta 40, único sin distinguir mayúsculas) y Nombre (hasta 200); si quieres, Color (#RRGGBB). Por la API o el asistente, también un dueño (una persona del equipo). 2. Pulsa Crear: el proyecto sale Activo. Sale: el proyecto (task.project.created). Si falla: «Ya hay un proyecto con ese código.» bajo el campo; un color que no es #RRGGBB. Implicados: Personal (el dueño)

TASK-F13 Abrir y cambiar un proyecto

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: todos lo abren; lo cambian el propietario, el administrador y el responsable Pantalla: Proyecto (hoja) Pasos: 1. Pulsa la fila (o Abrir): la hoja sale con su nombre, su estado, su código y sus tareas. 2. Cambia nombre o color y Guardar; Desactivar lo saca de uso (deja de ofrecerse al crear tareas, sus tareas siguen); Activar lo devuelve. 3. Añadir tarea crea una tarea dentro del proyecto. Entra: el proyecto, por id o, desde el asistente, por su código o su nombre. Sale: el proyecto (task.project.updated). Guardar sin cambios no avisa. Si falla: «Ese proyecto no existe en este negocio.» dentro de la hoja, que sigue abierta; un nombre vacío no se envía. Implicados: ninguno

TASK-F14 Borrar un proyecto

Estado: hecho (servidor y pantalla) Actor: propietario, administrador, responsable, asistente (con confirmación reforzada) Pantalla: Proyecto → Borrar Pasos: 1. Pulsa Borrar y confirma: el proyecto desaparece; sus tareas siguen, sin proyecto. Sale: task.project.deleted. Si falla: «Ese proyecto no existe en este negocio.». Implicados: ninguno

TASK-F15 Cuando alguien deja el equipo

Estado: hecho — la reacción está declarada (events.REACTIONS, events.react); la entrega entre apps la hace el relay del outbox (fase 2). Sin pantalla. Actor: la plataforma Pasos: 1. Al dar de baja a una persona en Personal (staff.member.terminated), sus tareas abiertas se quedan sin asignar, para que el responsable las reparta. Las cerradas conservan su nombre. Sale: un task.task.assigned (responsable vacío) por tarea. Implicados: Personal

Servicios: lo que entra y lo que sale

Todo se puede pedir por las pantallas, el asistente (por voz o por texto, con la sesión de quien habla) y la API, con las mismas reglas y los mismos permisos. Una tarea se nombra por su id, su número o su título; un proyecto por su id, su código o su nombre; una persona por su id o su nombre. Si un nombre vale para varias, se dice cuáles y se pide que elija (task.ambiguous_task, task.ambiguous_project, staff.ambiguous_member).

Lo que ofrece: consultas (leen, no cambian nada; todas se pueden seguir en vivo)

Lo que ofrece: acciones (cambian datos)

Lo que avisa

Los avisos no llevan títulos, descripciones ni comentarios (texto libre que puede nombrar a un cliente o a un compañero).

A qué reacciona y lo que necesita de otras apps

• Personal (requires = ["staff"]): el responsable y el dueño de un proyecto son fichas de Personal; Tareas lee sus nombres y, al dar de baja a alguien (staff.member.terminated), desasigna sus tareas abiertas (TASK-F15: la reacción está declarada; el aviso se lo entrega el relay del outbox, que llega en la fase 2). Las pantallas buscan a las personas con staff.member.list y «Asignármela» lee la ficha propia con staff.member.mine.
• De la plataforma: la cuenta de quien actúa (creador y autor de los comentarios) y la zona horaria del negocio (el «hoy»).

Quién puede qué